Datenschutzerklärung der Thome-Bormann GmbH
Stand: August 2026
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit unserer Website, unseren digitalen Angeboten sowie im Rahmen der Kommunikation mit Interessenten, Kunden, Lieferanten, Bewerbern und sonstigen Geschäftspartnern verarbeiten.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Thome-Bormann GmbH
Rudolf-Diesel-Straße 6
54595 Prüm
Deutschland
Telefon: +49 (0) 6551 1479-0
E-Mail: info@thome-bormann.de
Vertreten durch die Geschäftsführung.
2. Datenschutzbeauftragte
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter:
Lisa Mertes
Hauptstraße 22
54617 Lützkampen
Telefon: 06559 211
E-Mail: lisa.mertes@thome-bormann.de
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzbeauftragte oder unmittelbar an uns wenden.
3. Grundsätze der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Angebote, zur Kommunikation mit Ihnen, zur Durchführung unserer Geschäftsbeziehungen oder zu anderen rechtmäßigen Zwecken erforderlich ist.
Abhängig vom jeweiligen Verarbeitungszweck kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen in Betracht:
Eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO erfolgt, wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben.
Eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erfolgt, wenn die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage erforderlich ist.
Eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO erfolgt, soweit wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften zur Verarbeitung verpflichtet sind.
Eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist und Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Beschäftigten und Bewerbern gelten zusätzlich die einschlägigen Vorschriften des Beschäftigtendatenschutzes, insbesondere § 26 BDSG.
4. Kategorien von Empfängern
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Stellen und Beschäftigten Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Darüber hinaus können wir externe Dienstleister einsetzen, insbesondere Anbieter von IT-, Hosting-, Telekommunikations-, Cloud-, Newsletter-, Marketing-, Analyse-, Kommunikations- und KI-Diensten. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt.
Eine Weitergabe an sonstige Empfänger erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, wir ein berechtigtes Interesse an der Weitergabe haben oder Sie eingewilligt haben.
5. Datenübermittlungen in Drittländer
Bei der Nutzung bestimmter IT-, Cloud-, Kommunikations-, Analyse- oder KI-Dienste kann nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten auch in Staaten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden.
Eine solche Übermittlung erfolgt nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.
Hierzu können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, die Teilnahme eines Empfängers an einem anerkannten Angemessenheitsmechanismus oder von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln sowie gegebenenfalls ergänzende Schutzmaßnahmen gehören.
6. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.
Sind wir gesetzlich zu einer längeren Aufbewahrung verpflichtet, werden die betreffenden Daten für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert und anschließend gelöscht oder anonymisiert.
Darüber hinaus können Daten aufbewahrt werden, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
7. Ihre Datenschutzrechte
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten.
Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Soweit die Voraussetzungen vorliegen, haben Sie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Widerspruchsrecht
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese Verarbeitung Widerspruch einzulegen.
Werden personenbezogene Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen. Nach Ihrem Widerspruch werden die betreffenden Daten nicht mehr für Direktwerbung verarbeitet.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an uns oder an unsere Datenschutzbeauftragte.
8. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Für uns zuständig ist grundsätzlich:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34
55116 Mainz
Telefon: +49 (0) 6131 8920-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
Sie können sich daneben auch an eine andere nach den gesetzlichen Vorschriften zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
9. Bereitstellung unserer Website und Server-Logdateien
Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver technisch erforderliche Informationen verarbeitet.
Hierzu können insbesondere die IP-Adresse des anfragenden Gerätes, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Datei, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Browserversion, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL sowie gegebenenfalls weitere technische Informationen gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und technisch fehlerfreien Bereitstellung unserer Website, zur Erkennung und Abwehr von Angriffen sowie zur Fehleranalyse.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unseres Internetangebots.
Server-Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, sofern keine längere Speicherung aus Sicherheitsgründen oder zur Aufklärung konkreter Vorfälle erforderlich ist.
10. Cookies und vergleichbare Technologien
Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien.
Technisch unbedingt erforderliche Cookies oder vergleichbare Speicherzugriffe können eingesetzt werden, soweit sie für die Bereitstellung eines von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienstes erforderlich sind. Soweit eine Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder ein Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen unbedingt erforderlich ist, erfolgt dies nach Maßgabe von § 25 Abs. 2 TDDDG.
Für technisch nicht notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, insbesondere zu Analyse-, Marketing- oder Werbezwecken, holen wir vor deren Einsatz grundsätzlich Ihre Einwilligung ein. Die Speicherung beziehungsweise der Zugriff auf Ihrem Endgerät erfolgt dann auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die auf unserer Website bereitgestellten Datenschutz- beziehungsweise Cookie-Einstellungen widerrufen oder ändern.
Die Ablehnung optionaler Cookies darf die Nutzung der technisch notwendigen Grundfunktionen unserer Website nicht beeinträchtigen.
11. Consent-Management / Verwaltung Ihrer Einwilligungen
Wir setzen auf unserer Website eine Lösung zur Verwaltung Ihrer Datenschutz- und Cookie-Einstellungen ein.
Dabei werden insbesondere Informationen darüber verarbeitet, ob und gegebenenfalls wann Sie bestimmte Einwilligungen erteilt oder abgelehnt haben.
Diese Verarbeitung ist erforderlich, damit wir Ihre Entscheidung beachten und die Erteilung beziehungsweise den Widerruf von Einwilligungen dokumentieren können.
Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den gesetzlichen Nachweispflichten sowie ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer rechtskonformen und nachvollziehbaren Verwaltung von Einwilligungen.
12. Kontaktaufnahme per E-Mail, Telefon und Kontaktformular
Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Hierzu können insbesondere Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Inhalt und Zeitpunkt Ihrer Anfrage gehören.
Bezieht sich Ihre Anfrage auf einen bestehenden Vertrag oder auf die Anbahnung eines Vertrags, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Anfragen von Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern sachgerecht und effizient zu bearbeiten.
Soweit wir im Einzelfall ausdrücklich eine Einwilligung einholen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
13. Rückruf- und Chat-Funktionen
Auf unserer Website können Funktionen angeboten werden, über die Sie einen Rückruf anfordern oder auf anderem Wege unmittelbar Kontakt mit uns aufnehmen können.
Dabei verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Kontakt- und Kommunikationsdaten ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Kontaktwunsches und zur Durchführung der gewünschten Kommunikation.
Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Gegenstand Ihrer Anfrage und ist insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen oder vorvertraglichen Anfragen beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstigen geschäftlichen Kontaktanfragen.
Sollte künftig ein KI-gestützter Chatbot eingesetzt werden, informieren wir Sie vor oder bei Beginn der Interaktion darüber, dass Sie mit einem KI-System kommunizieren. Für eine damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten gelten ergänzend die Regelungen unter „Einsatz Künstlicher Intelligenz“.
14. Kommunikation über WhatsApp
Wir bieten Ihnen freiwillig die Möglichkeit, mit uns über WhatsApp Kontakt aufzunehmen.
Anbieter des Dienstes für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist WhatsApp Ireland Limited.
Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Dabei können insbesondere Ihre Telefonnummer, Ihr WhatsApp-Profilname, Inhalt und Zeitpunkt Ihrer Nachrichten sowie weitere von Ihnen freiwillig übermittelte Informationen verarbeitet werden.
Bezieht sich die Kommunikation auf einen bestehenden Vertrag oder eine vorvertragliche Anfrage, erfolgt die Verarbeitung durch uns auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen geschäftlichen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer schnellen und nutzerfreundlichen Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern.
Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Sie können uns jederzeit alternativ per Telefon, E-Mail, Post oder über unser Kontaktformular erreichen.
Bei der Nutzung von WhatsApp verarbeitet WhatsApp Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit. Hierauf haben wir nur begrenzten Einfluss. Weitere Informationen hierzu ergeben sich aus den Datenschutzinformationen von WhatsApp.
Wir empfehlen, besonders sensible oder vertrauliche Informationen nicht unaufgefordert über Messenger-Dienste zu übermitteln.
15. Newsletter
Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse und gegebenenfalls weitere freiwillig angegebene Daten, um Ihnen Informationen über unser Unternehmen, unsere Produkte, Dienstleistungen, Aktionen und Veranstaltungen zuzusenden.
Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Soweit gesetzlich erforderlich, verwenden wir ein sogenanntes Double-Opt-in-Verfahren. Hierbei wird nach der Anmeldung eine Bestätigungsnachricht an die angegebene E-Mail-Adresse versandt. Erst nach der Bestätigung wird die Adresse für den Newsletterversand freigeschaltet.
Zur Dokumentation der Einwilligung können Zeitpunkt der Anmeldung, Zeitpunkt der Bestätigung sowie technische Informationen gespeichert werden.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den Abmeldelink im jeweiligen Newsletter oder durch eine Nachricht an uns.
Nach der Abmeldung wird Ihre E-Mail-Adresse nicht mehr für den Newsletterversand verwendet. Eine begrenzte Speicherung zum Nachweis einer ehemals erteilten Einwilligung kann im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zulässig sein.
Soweit wir für den technischen Versand einen externen Dienstleister einsetzen, erfolgt dessen Einsatz nach Maßgabe der datenschutzrechtlichen Anforderungen.
16. Bewerbungen
Wenn Sie sich bei uns bewerben, insbesondere über unser Karriereangebot beziehungsweise unsere Bewerbungsseiten, verarbeiten wir die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.
Hierzu können insbesondere Name, Kontaktdaten, Angaben zur beruflichen Qualifikation und Berufserfahrung, Angaben zur gewünschten Tätigkeit, Bewerbungsunterlagen sowie die von Ihnen im Bewerbungsverfahren mitgeteilten Informationen gehören.
Rechtsgrundlage ist insbesondere § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, erfolgt dies nur, wenn hierfür eine entsprechende gesetzliche Rechtsgrundlage besteht.
Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis, können die Bewerbungsdaten im erforderlichen Umfang in die Personalakte übernommen werden.
Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden die Bewerbungsdaten grundsätzlich gelöscht, sobald sie für das Bewerbungsverfahren sowie zur Abwehr möglicher Rechtsansprüche nicht mehr benötigt werden. Eine längere Speicherung, etwa für einen Bewerber- oder Talentpool, erfolgt nur, wenn hierfür eine entsprechende Rechtsgrundlage, insbesondere Ihre Einwilligung, besteht.
17. Google Analytics
Soweit Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben, kann unsere Website Google Analytics einsetzen. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Google Analytics dient der statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website. Hierdurch können wir beispielsweise erkennen, welche Bereiche unserer Website genutzt werden und wie Besucher mit unserem Internetangebot interagieren.
Beim Einsatz des Dienstes können Informationen über die Nutzung unserer Website verarbeitet und an Google übermittelt werden.
Die Speicherung beziehungsweise der Zugriff auf Informationen auf Ihrem Endgerät erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unsere Cookie- beziehungsweise Datenschutz-Einstellungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Im Rahmen der Bereitstellung des Dienstes kann es zu einer Verarbeitung von Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kommen. Soweit dies geschieht, erfolgt die Übermittlung unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO.
18. Google Ads und Conversion-Messung
Soweit Sie hierzu eingewilligt haben, können wir Dienste von Google Ads einschließlich Funktionen zur Conversion-Messung einsetzen.
Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich Google Ireland Limited.
Mit diesen Diensten können wir nachvollziehen, ob bestimmte Werbemaßnahmen zu einem Besuch unserer Website oder zu einer bestimmten Handlung auf unserer Website geführt haben. Dadurch können wir die Wirksamkeit unserer Werbung beurteilen und unsere Werbemaßnahmen optimieren.
Der Einsatz erfolgt nur nach Ihrer Einwilligung.
Die Speicherung beziehungsweise der Zugriff auf Informationen auf Ihrem Endgerät erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über unsere Cookie- beziehungsweise Datenschutz-Einstellungen widerrufen.
Soweit Daten in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, gelten die unter „Datenübermittlungen in Drittländer“ beschriebenen Voraussetzungen.
19. Google reCAPTCHA
Soweit auf einzelnen Formularen Google reCAPTCHA eingesetzt wird, dient der Dienst dem Schutz unserer Website vor automatisierten Eingaben, Missbrauch und Spam.
Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich Google Ireland Limited.
Beim Einsatz von reCAPTCHA können technische Informationen über das verwendete Gerät und die Nutzung unserer Website verarbeitet und an Google übermittelt werden.
Soweit der konkrete Einsatz eine Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät oder einen Zugriff auf dort gespeicherte Informationen umfasst und nicht technisch unbedingt erforderlich ist, erfolgt die Aktivierung nur nach Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in diesem Fall auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, gelten die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.
20. Social-Media-Verlinkungen
Auf unserer Website befinden sich Verlinkungen zu unseren Auftritten auf sozialen Netzwerken beziehungsweise Plattformen, insbesondere Facebook, Instagram und YouTube.
Bei einer reinen Verlinkung werden grundsätzlich erst dann Daten an den jeweiligen Plattformanbieter übertragen, wenn Sie den entsprechenden Link aufrufen.
Für Facebook und Instagram ist für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum grundsätzlich Meta Platforms Ireland Limited zuständig. Für YouTube-Dienste ist im Europäischen Wirtschaftsraum grundsätzlich Google Ireland Limited zuständig.
Wenn Sie eine externe Plattform besuchen, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Plattformanbieters. Auf Art und Umfang der dortigen Datenverarbeitung haben wir nur begrenzten Einfluss.
Sollten wir künftig Inhalte sozialer Netzwerke unmittelbar in unsere Website einbetten, erfolgt eine Aktivierung solcher Inhalte, soweit gesetzlich erforderlich, erst nach Ihrer vorherigen Einwilligung.
21. Externe Online-Shop- und Partnerangebote
Unsere Website kann Verlinkungen zu externen Online-Shops, Herstellerportalen, Ersatzteilangeboten oder sonstigen Angeboten von Partnerunternehmen enthalten.
Wenn Sie einem als extern erkennbaren Link folgen, verlassen Sie grundsätzlich unseren eigenen Internetauftritt. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der anschließend aufgerufenen Website ist grundsätzlich deren jeweiliger Betreiber verantwortlich.
Soweit wir Daten selbst an einen Partner übermitteln oder ein Angebot technisch unmittelbar in unsere Website integrieren, informieren wir Sie über die damit verbundene Verarbeitung nach den gesetzlichen Anforderungen.
22. Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI)
Wir setzen im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit KI-gestützte Anwendungen zur Unterstützung unserer Beschäftigten ein.
Der Einsatz erfolgt insbesondere zur Erstellung, Überarbeitung und Strukturierung von Texten und Entwürfen, zur Zusammenfassung und Aufbereitung von Informationen und Dokumenten, zur Unterstützung bei Übersetzungen, Analysen und Recherchen sowie zur Unterstützung bei administrativen und kommunikativen Aufgaben.
Derzeit setzen wir hierfür unter anderem ChatGPT Business des Anbieters OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland, ein.
Verarbeitung personenbezogener Daten durch KI-Systeme
Abhängig von der jeweiligen Aufgabe können im Rahmen der Nutzung eines KI-Systems personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies können beispielsweise Namen und geschäftliche Kontaktdaten, Inhalte geschäftlicher Korrespondenz, auftrags- oder projektbezogene Informationen sowie Inhalte von Dokumenten sein.
KI-Systeme werden bei uns nicht als eigenständiger Zweck der Datenverarbeitung eingesetzt, sondern grundsätzlich als Hilfsmittel zur Unterstützung eines bereits zulässigen Geschäftsvorgangs.
Die jeweilige Rechtsgrundlage richtet sich deshalb nach dem zugrunde liegenden Verarbeitungsvorgang.
Soweit die Verarbeitung zur Durchführung eines Vertrags oder zur Bearbeitung einer auf einen Vertrag gerichteten Anfrage erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Soweit wir gesetzlichen Verpflichtungen unterliegen, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO beruhen.
Bei sonstigen geschäftlichen Vorgängen kann die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Unsere berechtigten Interessen können insbesondere in einer effizienten Organisation von Geschäftsprozessen, der Unterstützung unserer Beschäftigten, einer Verbesserung der Bearbeitungsqualität und der zeitgemäßen Gestaltung unserer betrieblichen Abläufe liegen.
Soweit im Einzelfall eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Für Beschäftigten- und Bewerberdaten gelten zusätzlich die einschlägigen Vorschriften des Beschäftigtendatenschutzes.
Datenminimierung und interne Vorgaben
Beim Einsatz von KI-Systemen achten wir darauf, personenbezogene Daten auf das für den jeweiligen Zweck erforderliche Maß zu beschränken.
Soweit möglich, werden Informationen anonymisiert, pseudonymisiert oder ohne unmittelbar identifizierende Angaben verarbeitet.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO sowie besonders vertrauliche Informationen sollen grundsätzlich nicht in externe KI-Systeme eingegeben werden, soweit hierfür nicht eine ausdrückliche rechtliche Zulässigkeit, ein konkreter betrieblicher Bedarf und angemessene Schutzmaßnahmen bestehen.
Unsere Beschäftigten werden für einen verantwortungsvollen Umgang mit KI-Systemen und den Schutz personenbezogener sowie vertraulicher Daten sensibilisiert.
OpenAI / ChatGPT Business
Soweit personenbezogene Daten im Rahmen unserer Nutzung von ChatGPT Business verarbeitet werden und OpenAI diese Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Nach der für das von uns eingesetzte Business-Angebot geltenden Konfiguration werden die Inhalte unseres Business-Arbeitsbereichs vom Anbieter standardmäßig nicht zum Training seiner allgemeinen KI-Modelle verwendet.
OpenAI und von OpenAI eingesetzte Unterauftragnehmer können Daten im Rahmen der Leistungserbringung auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Solche Übermittlungen erfolgen unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage anwendbarer Angemessenheitsbeschlüsse oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.
Kontrolle von KI-Ergebnissen
KI-Systeme können unvollständige, unzutreffende oder missverständliche Ergebnisse erzeugen. Ergebnisse werden deshalb abhängig von Bedeutung und Verwendungszweck durch Beschäftigte überprüft, bevor sie für relevante geschäftliche Vorgänge verwendet werden.
KI-generierte Inhalte ersetzen nicht automatisch die fachliche Beurteilung und Verantwortung unserer Beschäftigten.
Kommunikation unmittelbar mit einem KI-System
Soweit wir künftig KI-Systeme unmittelbar zur Kommunikation mit Kunden, Interessenten, Bewerbern oder anderen Personen einsetzen, etwa in Form eines KI-Chatbots, werden wir die betroffenen Personen in geeigneter Weise darüber informieren, dass sie mit einem KI-System interagieren.
23. Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen
Nach der derzeitigen Ausgestaltung unserer Geschäftsprozesse verwenden wir personenbezogene Daten nicht für ausschließlich automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigen.
Insbesondere werden Entscheidungen mit wesentlichen Auswirkungen auf Kunden, Bewerber oder Beschäftigte nicht allein aufgrund eines von einem generativen KI-System erzeugten Ergebnisses getroffen.
Sollten wir künftig entsprechende Verfahren einsetzen, werden wir die betroffenen Personen vorab entsprechend den gesetzlichen Anforderungen informieren.
24. Sicherheit der Verarbeitung
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, unzulässiger Veränderung, Offenlegung oder sonstiger unrechtmäßiger Verarbeitung zu schützen.
Die eingesetzten Maßnahmen werden unter Berücksichtigung des Stands der Technik, des jeweiligen Risikos und der Art der verarbeiteten Daten regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst.
25. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich unsere Datenverarbeitungen, die von uns eingesetzten Dienste oder die gesetzlichen Rahmenbedingungen ändern.
Maßgeblich ist die jeweils auf unserer Website veröffentlichte Fassung.
Stand: August 2026